一个最近刚升职的朋友说起了自己和员工开会的糟心事。刚当上负责人的他原以为开会是件很简单的事——总结成绩、布置任务。可没想到自己根本无法掌控会议的节奏和重点，不但跑题还拖沓。其实，开会也是一门学问，掌握不好的话，不但解决不了问题，还会令员工反感。会议能不能开好，主要看两方面：效率和品质。本期就来说说关于会议的那些事。

郑报全媒体记者 叶霖

明确主题和行动方案

会议主题要非常明确，不能突然冒出一个问题就开会。开会一定是讨论某个问题的，没有明确的目标，会议只能是浪费参会人员的时间，看上去很热闹，结果却是什么问题也没有解决。

所以，高效的会议一定要有明确的主题。比如月度经营分析会，主题就是检验目标的行动方案是不是真正被落实到位了，每个汇报人都必须讲清楚自己的行动方案，而不需要讲述遇到的困难、没有达成目标的原因。讨论原因、困难，这些都是观点和问题，不需要在会上说明，开会的最终目的是落实行动。

谁负责，谁主持

会议开得好不好，关键还要看主持人的水平。会议的主持人必须是解决问题的主要负责人。比如销售会议应由销售负责人主持，财务会议应由财务负责人主持，月度经营会应由主要承担绩效目标的负责人主持……

为什么要这样安排？主要负责人主持会议，是因为这个人最在意会议最终达成的结果，这个人最迫切得到实际行动的进展情况。因此，原则上会议就应该是“谁负责，谁主持”。

提升会议效率

企业领导者不要为了提高会议效率而搞一些形式主义，或者借此树立权威，找一些不相关的人撑场面。

可以3个人开的会，不要叫4个人，这就是开会达到最高效率的办法——让与会议要讨论的事件无关的人去忙别的事。

其次，小会尽量不插电，就是不要抱着个电脑放PPT，大家都比较了解的项目，只需要说进展即可，不必要每次开会都把前因后果介绍清楚。

不要把几个项目主题搅在一起，不然只会浪费无关人员的时间。

关注会议中不说话的人

在会议中，经常有一类人“不怎么说话”，要么就是会议跟他不相关，插不上话，要么就对业务不熟，说不出来，要么漠不关心。总之，要多关注不说话的人，私下里让对方把内心话说出来，这是企业中需要重点关注的群体。

日常会议不超过40分钟

会议的时间成本极高，如果临时拉一场会，管理者及与其对接的所有人的工作都会被打断。如果不是遇到重大问题，尽量不要临时召开会议。

对于日常的例行会议，建议明确几个原则：第一，明确开始和结束的时间，一定不要拖延。第二，一定要确定每个人的发言时间。比如每个人15分钟，多一分钟都不给，训练员工抓重点的能力。第三，一定要留出时间让与会人员达成共识。如果需要投票，就留出投票的时间，如果需要表态，就留出表态的时间。第四，除了战略会议或半年度会议，日常会议不超过40分钟。一次会议只有一个主题，40分钟完全够用。

开会必须得出结论

只要是工作会议，就必须在会议结束时得出结论。不能留着议题“下次再讨论”。一个议题如果多次讨论仍达不成共识或结论，那就很有可能说明议题本身就存在问题。原则上，只要列入议题，就必须当场得出答案。